VimConf 2018のスタッフになってみて

f:id:guyon:20181106205031j:plain

VimConf 2018の裏方をやってみて感じた事や想い出をいくつか紹介したいと思います。

私がスタッフになったのは夏休み明けでした。

GitLabのIssueで作業とTODO管理をしてスタッフ向けのSlackと必要に応じてハングアウトを使ってコミュニケーションが行われていました。

仕事を抱えながらなので、各自の業務状況によりますが、Slackの反応は一次リアクションや意思決定力はとても早いように感じた事を覚えています。

また、前年の経験を活かして、スタッフ数が少ないという点を基本コンセプトを確かめることで、無理をして個人負担が大きくなりすぎないように、何かができなくなるよりもコンスタントに目的に進めてけるようにしていました。(全部に究極を求めすぎないように)

CFPの採択で燃え尽きる

平日夜に会場周辺のとある場所に集まり、自分たちがVimConf 2018をどうしたいか・ビジョンを(いい意味で)ぶつかり合わせました。 特にCFPは各自が内容を目に通したうえで、最初に各自が絶対に聞きたいCFPを1つ選び「なぜならば」と語りだし、採択の決め方はここでは差し控えますが、自然とPros/Consの話題になったり、選び方やセッションの流れや題材の偏りなどを意識した検討、セッション時間や時間割、気づけば2〜3時間が経っていました。

今回はCFP数が多くはなかったから、逆にひとつひとつのCFPに対して深く精査できたように思います。

CFPを通して着眼点や何を伝えたいか、発表がどうなるかまでイメージできるのがベターで、フリーフォーマットでも書き方に個性があることがわかりました。

CFP採択はどんなVimConfにしたいかに直結してくるので、熱くなり発表者に併せて、タイムテーブルと枠ができあがってくる頃が熱さマックスで、一番心に残っているシーンでした。

チケット販売開始

チケット販売サービスを使ってEarly birdとStandardチケットを売り出しましたが、購入者の反応や売れ行きがどのようになるかはドキドキものでした。Early birdに至っては販売30分で完売してしまい、事前にあれこれ考えていたことは杞憂となりました。逆に嬉しい悲鳴というか、購入したいと考えていた方に機会を提示できるか?ということで、Standardチケットの販売日と時間帯も検討を重ねた末に決めました。

Standardチケットは即日完売せず、数日で過半数が売れ、さらに残り少なめの状態で1週間〜2週間かかって売り切れるという結果になり、購入機会とスタッフとしても色んな意味で安心できた販売(と完売までの)スケジュールでした。

チケットが売れていく様子はとても盛り上がり、購入したというツイートがあると喜んでいたのはご想像のとおりです。興奮したなぁ。

名札づくり

当日までのTODOがたくさんあるなかで、私が引き受けられそうなものを選んだのですが、これが以外とでかいタスクとなりました。

チケット購入フォームから画像アドレスを記入していただいたのですが、そもそもhttpから始まらないものや、リンク切れ、画像は参照できるものの、curlでダウンロードできないURLなども存在しました。

チケット購入情報を元にスクリプトで画像取得やリサイズなどを行うなどして、デザインに合わせた配置など、それなりに手をかけて仕上げました。200人規模の名札を昨年は手動でやったらしく、とてもきつかったということを聞いていましたので、バリアブル印刷(年賀はがきのような差し込み印刷)を使って、参加種別や名前と画像を変更できるようにしました。

このあたりのやり方や苦労は別の機会でもご紹介できればと思います。

当日のバタバタ

びっくりしました。時間のなさに。 スタッフが会場入りできるのが朝9時で、当日の受付開始が9時30分ということで、準備が完全ではない中、列ができはじめました。

参加者のチケット販売システムのアプリから、QRコードを読み取って名札を渡し、ノベルティを渡すという作業のはずが...

  • 馴れていなくてQRコードを手早く読み取れない
  • 読み取り後にチケット番号と名札に印刷したコードのマッチングがわかりずらかった

など想定外のことがおこり動揺しました。チケット順で渡しやすいように並べてあった名札が渡しきれず、名札を渡す作業が詰まってしまうとオープニングに間に合わなくなってしまうので、壇上に並べて配布するという昨年の手法をとらざるをえませんでした。

ノベルティ詰めでもあったことなのですが、何も考えずに流れ作業でやる為には、ある程度馴れと自己組織化が必要で、圧倒的に余裕がなさすぎでした。

これは、来年への課題持ち越しとなりました。

最後に

まだまだ、エピソードはたくさんあって書きたい事が山盛りなのですが、ひとまずこれで区切ります。 続編があるかもしれないですし、ないかもしれない。。。

無事終えてやっと一息つき、このエントリーを書く事ができました。

みなさんが席に座ってツイートしてくださった感情や場の空気感、最高でした! 来訪者の皆さん、関係各位の皆さんどうもありがとうございました。

参加者レポートエントリー拝見しました。「私も何かできれば」と書いていた、そこのあなた!! そのうち、現スタッフが来年に向けてお声掛けするかも知れませんよ。(笑

スタッフは個人の時間を使ったり、周りの理解も得てできることでした。大変さもあった以上にやりがいもあったし、いい機会に恵まれました。今年やって本当によかったです。

では、お疲れさまでした〜。